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Schriftverkehr

Schriftverkehr dient, wie unschwer zu erraten ist, zur Kommunikation. Diese findet heute nicht mehr zwangsläufig über klassische Geschäftsbriefe in ausgedruckter Form statt, sondern dem Internet sei Dank in erster Linie über Email. Aber auch andere Software wie Messenger finden immer mehr Einzug in den Geschäftsalltag – diese dienen aber vor allem der internen Kommunikation. Schriftverkehr über Briefe und Emails ist für unterschiedliche Zwecke erforderlich, wie für Bestellungen, Angebotsübermittlung, Rechnungen oder Mahnungen. Achtung! Jedes Schreiben hat zusätzlich die Funktion, dass es für Ihr Unternehmen Werbung betreibt. Es sollte also entsprechend ansprechend im Corporate Design gestaltet sein.

Richtlinien

Grundsätzlich unterscheiden sich die beiden Kommunikationsarten weniger voneinander als Sie vielleicht vermuten. Jede hat natürlich Vor- und Nachteile, geschuldet Ihrer Übermittlung (elektronisch bzw. in Papierform). Einige allgemeine Regeln – die oft auch schon der Hausverstand mittteilt – sind jedoch immer zu beachten:

  • Bleiben Sie stets höflich, sachlich und respektvoll.
  • Vermeiden Sie unbedingt Rechtschreibfehler.
  • Achten Sie auf die richtige Schreibweise von Namen.
  • Schreiben Sie nicht um den heißen Brei herum – kurze prägnante Sätze führen ideal zum Ziel.
  • Verwenden Sie keine Abkürzungen aus der Chatsprache.

Aufbau des Schreibens

Der Text an sich ist bei beiden Wegen sehr ähnlich. Nach der Begrüßung sollten Sie gleich im ersten Absatz darlegen, was der Grund für Ihr Schreiben. Danach fügen Sie die konkreten Informationen an, die Sie übermitteln wollen. In den nächsten Zeilen sollten Sie auf etwaige Beilagen/Anhänge hinweisen. Am Ende weisen Sie auf zukünftige Schritte hin oder fordern den Empfänger zu einer Handlung (z.B. Wir freuen uns auf Ihre Bestellung.) auf. Sie setzen mit der Grußformel fort.

Bestandteile eines Briefes

Briefkopf: Der obere Teil des A4-Blattes unterliegt keiner Norm. Üblicherweise wird er für die Platzierung des Firmenlogos und der Kontaktdaten genutzt - also von Ihnen als Absender. Gestalten Sie ihn passend zum Corporate Design.

Postdienstlicher Vermerk: Zwei Zeilen oberhalb des Adressblocks platzieren Sie etwaige postdienstliche Vermerke. Dieser kann beispielsweise „Einschreiben“ bei einem eingeschriebenen Brief lauten.

Anschrift des Empfängers: Ist deutlich komplizierter als die Eingabe einer Email-Adresse. Hier gilt es einige Regeln zu beachten. Erstens müssen die Abstände (ca. 6cm vom oberen Rand des Blattes) passen – vor allem wenn Sie ein Fensterkuvert verwenden. Weiters ist der Aufbau entscheidend – die Post hat ihn ja richtig zuzustellen: Unternehmen (1.Zeile), Abteilung/Person (2.Zeile), Straße und Hausnummer (3.Zeile), PLZ und Ort (4.Zeile), Land (5.Zeile, bei Sendungen ins Ausland). 

Bezugszeichenblock: Hier geht’s um Information. In diesen meist kleiner gedruckten Zeilen wird üblicherweise folgendes vermerkt: der Sachbearbeiter, dessen Kontaktdaten, das Datum und interne Organisationsnummern.  

Datum/Ort: Das Wo und Wann eines Briefes stehen meist rechts gegenüber vom Betreff. 

Betreff: Durch diese wenigen Worte soll der Empfänger den Grund des Schreibens erfahren. Auch Identifikationsnummern (z.B. bei Rechnungen die fortlaufende Nummer) sind hier anzugeben. Eine Hervorhebung (fett oder unterstrichen) ist üblich. Die Angabe endet ohne einen Punkt. 

Anrede: Der ehrenwerte Empfänger dieses Dokumentes wird hier – wenn es Ihre Kenntnisse zulassen – persönlich angesprochen. Sparen Sie nicht mit dem Erwähnen von Titeln oder akademischen Graden, die Ihnen von der Person bekannt sind. Vorausgesetzt ist die richtige Schreibweise. Als allgemeine Anrede gilt: Sehr geehrte Damen und Herren!

Text: Briefe bestehen meist aus alteingesessenen Floskeln. Diese haben manchmal durchaus ihre Berechtigung. Aber Sparsamkeit ist auch hier ein guter Rat. Strukturieren Sie klar und sorgen Sie allgemeine für eine gute Lesbarkeit. Lange verschachtelte Sätze sollten Sie vermeiden.

Grußformel: Verabschieden Sie sich höflich mit den klassischen Formeln, wie z.B. „Mit freundlichen Grüßen“. Das Wort „Hochachtungsvoll“ ist wirklich nur in bestimmten Fällen passend, z.B. in Amtsschreiben.

Unterschrift: Wird heutzutage kaum mehr mit der Hand hinzugefügt, sondern als digitale Grafik. Eine persönliche Unterschrift wertet den Brief aber ungemein auf. Unter- oder oberhalb kann noch der Firmenname, der Name des Unterschreibers und dessen Funktion und Abteilung Platz finden.

Beilagen: Unter der Signatur listen Sie die bereits im Text erwähnten Dokumente übersichtlich auf.

Verpflichtende Bestandteile: Als Unternehmer sind Sie laut dem UGB verpflichtet einige Bestandteile auf Ihren Geschäftsbriefen anzuführen: Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht. 

Bankdaten: Vergessen Sie nicht Ihre Bankverbindung (IBAN, BIC) anzugeben, wenn das Schreiben eine Überweisung oder ähnliches behandelt, z.B. bei einer Rechnung. Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Anfügen nicht.

Bestandteile einer Email

Adressfeld: Dort werden die Email-Adressen der Empfänger eingetragen. Achten Sie auf die richtige Schreibweise!

cc-Feld: In diesem Feld tragen Sie auch Adressaten ein. Diese erhalten nur eine Art Kopie, die sie über den Vorgang informieren soll. Eine Antwort wird nicht erwartet.

bcc-Feld: Empfänger, die in diesem Feld aufgelistet werden, erhalten auch eine Art Kopie, die sie über den Vorgang informieren soll. Sie sind aber für die anderen Adressanten nicht ersichtlich und ebenso zu keiner Antwort verpflichtet.

Betreff: Mit den wenige Worte soll der Empfänger über den grundlegenden Zweck des Schreibens informiert werden. Er sollte gut gewählt sein, weil die Email ansonsten vielleicht übersehen wird.

Anhang: Stellen Sie sicher, dass an die Mail angehängte Dateien vom Empfänger problemlos geöffnet werden können (allgemein gebräuchliche Programme, virenfrei, geringe Größe).

Anrede: Diese ist auch in einer Email unbedingt anzuführen. Bei häufigem Antworten ist jedoch ein Unterlassen kein Problem. Passen Sie den Stil an die Art des Empfängers an. Da ist auch ein „Hallo“ nicht immer eine Todsünde.

Text: In Emails wird meist versucht sich etwas kürzer zu fassen. Sie darf auch eine etwas informellere Ausdrucksweise verwenden. Gliedern Sie den Text passend. Bei Antworten ist es üblich die Zeilen direkt neben die erhaltene Email zu tippen.

Grußformel: Wird auch in der Email ausgeschrieben. Darf aber auch mal „Liebe Grüße“ lauten.

Signatur: Hier sind alle Informationen zum Sender enthalten. Angefangen von der Unterschrift über die Abteilung bzw. Position bis hin zu den Kontaktdaten wie der Telefonnummer. In den meisten Email-Programmen lässt sich eine Signatur festlegen, die dann automatisch bei jeder Email angefügt wird.

Rechtliche Hinweise: Zu guter Letzt sollten Sie sich noch rechtlich absichern. Das tun Sie mit diversen Hinweisen z.B. betreffend Datenschutz und Virenfreiheit. Fügen Sie auch die gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile hier an.

Aufbewahrungspflicht

Sie sind dazu verpflichtet – steht wie so vieles im UGB – Geschäftsbriefe sieben Jahre lang aufzubewahren. Achten Sie deshalb bei elektronischen Dokumenten auf eine ordnungsgemäße Datensicherung.

Seriendruck

Bei vielen Briefen bei denen sich nur der Empfänger (Adresse, Anrede,…) unterscheidet, ist es unbedingt zu empfehlen Seriendruck zu verwenden. Grundsätzlich werden hier Felder in den Brief eingefügt, die je nach Adressant anders von einer Liste aus gefüllt werden. Das funktioniert in allen gängigen Schreibprogrammen. Für Microsoft Word gibt es hier eine gut verständliche Anleitung.

Angaben auf Geschäftspapieren

Der Gesetzgeber schreibt allen im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen vor bestimmte Angaben auf Geschäftspapieren (egal ob in Papierform oder elektronisch) vorzunehmen. Die Sendungen müssen dabei an einen bestimmten Empfänger adressiert sein. Eine Postwurfsendung (an einen Haushalt) fällt daher nicht unter diese Regelung. Folgende Angaben sind zu machen: Firma, Rechtsform, Unternehmenssitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht. Auch eine DVR-Nummer (Datenverarbeitungsregister) muss – wenn vorhanden – angegeben werden.

Angaben auf Rechnungen

Für Rechnungen gibt es spezielle Bestandteile, die rechtlich vorgeschrieben sind. Diese sind in erster Linie abhängig vom Rechnungsbetrag.

Dieser Artikel stammt von:

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