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Außenprüfung

Ach du Schreck, das Finanzamt kommt! Diesem Termin können Sie bei ordentlich geführten Unterlagen gelassen entgegensehen. Auch die Prüfer machen nur Ihr Arbeit und diese ist es nun mal festzustellen ob in Ihrem Unternehmer alles seine passende steuerrechtliche Ordnung hat. Das dient vor allem dazu schwarze Schafe zu entlarven und so gleiche Wettbewerbsbedingungen (=wer weniger Steuern bezahlt, kann z.B. niedrigere Preise ansetzen) herzustellen. Die Ankündigung einer Außenprüfung (ehemals genannt Betriebsprüfung) sollte Ihnen also keinesfalls schlaflose Nächte bereiten.

Zweck

Die Behörde hat jederzeit das Recht alle wichtigen Unterlagen, die für die Erhebung der Abgaben eine Rolle spielen, zu überprüfen, wenn Sie verpflichtet sind Aufzeichnungen bzw. Bücher zu führen. Es muss dafür also kein aktueller Anlassfall vorliegen. Die Außenprüfung dient dazu die steuerlichen Vorgänge zu kontrollieren. Denn viele Unternehmer wissen (oder glauben zu wissen) wie Steuern zu umgehen sind. Andere wissen wie mit Steuern umzugehen ist. Nach einer solchen Kontrolle haben Sie (hoffentlich) die Gewissheit, dass Sie die steuerlichen Pflichten und Vorschriften ordnungsgemäß erfüllt haben. Letztendlich zeigt dieser Vorgang noch, dass Kontrolle stattfindet und so Ungereimtheiten überführt werden.

Auswahl des Geprüften

Die Auswahl des zu überprüfenden Unternehmens erfolgt nach folgenden Faktoren:

  • Zufall: ein mathematisches Prinzip wählt zufällig aus
  • Zeit: die am längsten nicht geprüften Steuerpflichtigen
  • Anregung: das Team des Finanzamtes sieht durch Auffälligkeiten oder Vorkommnisse (z.B. Zollhinterziehung) einen Anlass zu ein Prüfung

Sie können auch selbst eine wünschen – Prüfung auf Bestellung.

Prüfungszeitraum

In der Regel werden die letzten drei Jahre geprüft, für die bereits Steuererklärungen vorliegen. So ist es nicht immer der Fall, dass nach den Jahren, die bei der letzten Prüfung bearbeitet wurden, fortgesetzt wird. Der Zeitraum kann allerdings auf weitere Jahre ausgedehnt werden, wenn das Finanzamt dazu einen Anlass sieht.

Umgang mit dem Prüfer

Die Prüfung erfolgt in Ihrem Betrieb, daher haben Sie währenddessen dem Prüfer einen adäquaten Raum sowie passende Arbeitsbedingungen zur Verfügung zu stellen. Ist das unzumutbar oder nicht möglich, so ist laut Gesetz in die Räumlichkeiten der steuerlichen Vertretung (=Steuerberater) auszuweichen. Sie müssen für den Prüfer nicht jederzeit verfügbar sein, aber schauen Sie in regelmäßigen Abständen vorbei um eventuelle Fragen abzuklären. Eine angenehme und willkommene Atmosphäre schafft Vertrauen und Offenheit. Bewirtung (Kaffee, Getränke) ist kein Problem. Bieten Sie aber keinesfalls Begünstigungen oder Geschenke an, das bringt nur Probleme.

Ankündigung

Üblicherweise kündigt dich der Prüfer mindestens eine Woche vor Prüfungsbeginn an. Außer es sollte bewusst eine Überraschung sein.

Selbstanzeige

Vor dem Beginn einer Außenprüfung haben Sie als Steuerpflichtiger noch Gelegenheit ein absichtliches Vergehen (Steuer- bzw. Abgabenhinterziehung) anzuzeigen. Sie erlangen dadurch Straffreiheit.

Durchführung

Zu Beginn der Außenprüfung hat der Prüfer sich über einen Dienstausweis zu identifizieren. Im Prüfungsauftrag des Finanzamtes ist genau festgeschrieben, was der Prüfer zu untersuchen hat (Steuerarten, Zeiträume), ob es vorher zu einer Selbstanzeige gekommen ist und wann die Prüfung erfolgt. Während der Prüfung erfolgt auch eine Betriebsbesichtigung. Anschließend haben Sie die Bücher und Aufzeichnungen vorzulegen. Dann beginnt die eigentliche Arbeit des Prüfers. In dieser Zeit sollten Sie für Rückfragen auffindbar sein, aber ihm sprichwörtlich nicht dauernd über die Schulter schauen. Durchschnittlich dauert eine Prüfung mehrere Wochen.

Rechte und Pflichten

Sie haben als steuerpflichtiger Unternehmer im Rahmen einer Außenprüfung natürlich gewisse Rechte aber auch Pflichten. So haben Sie die Pflicht für die Besteuerung alle relevanten Bestandteile wahrheitsgemäß offen zu legen. Andererseits haben Sie wiederum das Recht zu Darstellungen/Behauptungen der Gegenseite (=des Prüfers) ausreichend Stellung zu nehmen. Jeder, egal ob Prüfer oder Geprüfter hat seine Ansichten mit Beweisen (z.B. Zeugenauskünften, Unterlagen, Urkunden) zu belegen. Der Prüfer ist dazu angehalten, sorgfältig zu klären ob ein Sachverhalt als nachweisbar gelten kann.

Prüfungsschwerpunkte

Welche Schwerpunkte bei der Außenprüfung gesetzt werden ist beispielsweise abhängig von Branche, Betriebsgröße bzw. Umsatz und den Vorlieben/Erfahrungen des Prüfers. Grundsätzlich wird aber auf eine formell richtige Verbuchung, eine ordentliche Erstellung der Bilanz und ein genaues Durchführen der Gewinn- und Verlustrechnung geachtet. Diese Schwerpunkte werden aber allgemein gerne überprüft:

  • Vorsteuerabzug
  • Anlagevermögen (z.B. Abschreibung)
  • Bewertung der Vorräte
  • Rückstellungen
  • (Rechnungs-)Abgrenzungen
  • Trennung zwischen Unternehmen und Privatem
  • Nichtabzugsfähige Aufwendungen und Ausgaben

Die Überprüfungsmethoden sind mittlerweile schon sehr ausgereift. Da werden z.B. anhand von mathematischen Berechnungen Häufigkeiten ermittelt oder mithilfe von Prüfsoftware Analysen erstellt und ausgewertet. Zudem wissen die Prüfer, wo gerne getrickst wird oder sagen wir eine eigene Wahrheit aufgezeichnet wird.

Unterlagen

Zur Vorbereitung auf die Prüfung sollten Sie Ihre Unterlagen zusammentragen, wenn sie nicht schon super aufbewahrt und organisiert sind.

  • Konten (Kontenplan) sowie Lohnkonten
  • Journale
  • Nebenbücher (Kassa-, Bank-, Wareneingangsbuch, etc.)
  • Belege/Berichte
  • Anlagendokumente (Verzeichnis, Inventurergebnisse)
  • Datenträger (für elektronisch unterstützte Prüfungen)

Schlussbesprechung

Am Ende der Arbeit des Prüfers stehen eine oder sogar mehrere Schlussbesprechungen. Diese sind wie eine Art Verhandlung. Vor der eigentlichen Schlussbesprechung gibt es Vor- und Zwischenbesprechungen, in denen unklare Punkte diskutiert werden und ein Großteil der Anliegen schon abklärt werden soll. An der finalen Besprechung nehmen dann Sie mit Ihrem Steuerberater sowie von der Gegenpartei der Prüfer und der Gruppenleiter der Außenprüfung teil. Bei diese Art „Anhörung“ sollten Sie sich zusammen mit Ihrem Steuerberater gut vorbereiten. Zu Beginn dieser Zusammenkunft trägt der Prüfer seine Ergebnisse vor. Ungeklärte und zweifelhafte Erkenntnisse können daraufhin diskutiert werden. Es findet eine Verhandlung statt. Die Schlussbesprechung wird schriftlich niedergeschrieben.

Prüfungsbericht

Das finale Dokument der Außenprüfung verfasst der Prüfer. Den Prüfungsbericht erhalten auch Sie. Darin sind Änderungen angeführt, die Sie in Ihrer Buchhaltung vornehmen müssen (z.B. neue Bilanzansätze). Da ein Prüfungsbericht kein Steuerbescheid ist, sind keine Rechtsmittel zulässig.

Mögliche Folgen

Werden von der Behörde Unstimmigkeiten festgestellt so kann dies unterschiedlich starke Auswirkungen nach sich ziehen.

Änderung des Steuerbescheides: Unter gewissen Umständen kann es zu einer Wiederaufnahme des Steuerverfahrens kommen, z.B. wenn neue Tatsachen und Beweise aufgekommen sind, die im Bescheid noch nicht berücksichtigt wurden (häufigster Grund!). Für jede Steuerart und jedes Steuerjahr benötigt die Behörde einen Grund. Schlussendlich kann es dann zur Änderung der bestehenden Steuerbescheide kommen. Gegen die einzelnen Teile dieses Bescheides können Sie Beschwerde einbringen (außer es besteht ein vereinbarter Rechtsmittelverzicht).

Schätzung: Bei keinen Beweisen (z.B. durch große Mängel in der Buchhaltung) darf der Prüfer die Steuerbemessungsgrundlage schätzen. Das fällt eher nicht zur Ihrem Gunsten aus. 

Bestrafungen: Verstöße gegen das Finanzstrafgesetz ziehen rechtliche Konsequenzen nach sich – ein Finanzstrafverfahren kann eingeleitet werden. 

Dieser Artikel stammt von:

wiwiki.at