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Erklärung der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung (auch doppelte Buchhaltung genannt) ist die klassische Art den Gewinn Ihres Unternehmens zu ermitteln. Das passiert heute in den allermeisten Fällen nicht mehr auf Papier sondern in elektronischer Form. Sie ist eine genaue Auszeichnung der betrieblichen Vorgänge, denn es werden nicht nur die Zu- und Abflüsse dokumentiert.

Merkmale

Typisch für diese Gewinnermittlungsart ist, dass jeder Geschäftsfall immer zweifach auf den Konten erfasst wird. Zudem kommt es zu einer zweifachen Gewinnermittlung – durch einen Vermögensvergleich und der Gegenüberstellung der Erträge und Aufwände. Daher auch der Name doppelte Buchhaltung. Zudem werden hier Bestände (durch die Inventur), Forderungen und Verbindlichkeiten genau erfasst und bewertet. Das lässt somit deutlich konkretere Aussagen über Ihr Wirtschaften zu. Weiters wird sehr genau abgegrenzt, d. h. Ausgaben und Einnahmen werden im richtigen Jahr berücksichtigt.

Aufzeichnungen

Die Aufzeichnungen der doppelten Buchhaltung werden in verschiedenen Büchern festgehalten.

  • Grundbuch (Journal): Hier werden die Geschäftsfälle in der zeitlich richtigen Abfolge aufgelistet. Es kann genau festgestellt werden, wann welcher Geschäftsfall stattgefunden hat.
  • Hauptbuch: Dieses besteht aus den einzelnen Konten, auf denen die Geschäftsfälle nach dem doppelten Prinzip verbucht werden. Dadurch ist der Inhalt bzw. Vorgang ersichtlich. Dieses Buch ist das Zentrum der doppelten Buchführung.
  • Kassabuch: Die Erfassung der Ein- und Ausgänge des Bargeldes finden in diesem Nebenbuch statt.
  • Lagerbuch: Dokumentiert die Vorgänge im Lager. Was wird entnommen bzw. zugeführt.
  • Anlagenverzeichnis: Dieses Nebenbuch enthält viele Informationen über das firmeninterne Anlagevermögen, z.B. Anschaffungsdatum, Nutzungsdauer und Anschaffungswert.
  • Kundenkartei: Jeder Kunde hat sein eigenes Konto, auf denen seine Geschäftsfälle aufgezeichnet werden. Auch andere Fakten wie Zahlungsbedingungen werden hier vermerkt.
  • Lieferantenkartei: Die Vorgänge mit den einzelnen Lieferanten werden in diesem Teil dargestellt. Jeder verfügt über ein Konto, welches zeitlich aktualisiert Auskunft gibt – auch z.B. über Konditionen und Bankverbindungen.

Bestandteile und deren Funktion

Die Grundlage der doppelten Buchhaltung bildet die Bilanz. Sie stellt Vermögen (Mittelverwendung) und Kapital (Mittelherkunft) eines Unternehmens gegenüber. Beide Seiten sind immer gleich groß, denn jedes Vermögen muss auch irgendwie – und sei es durch Schulden – finanziert sein.

Die Vermögensseite lässt sich teilen in Anlagevermögen (Vermögen, das dem Unternehmen langfristig dient, mindestens ein Jahr, z.B. Fahrzeuge) und Umlaufvermögen (Vermögen, das sich laufend ändert, z.B. Bankkontostand).

Die Kapitalseite unterscheidet zwischen Eigenkapital und Fremdkapital (Schulden).

Eine Bilanz besteht wiederrum aus einer Art von Konten, den Bestandskonten. Aktive Bestandskonten behandeln die einzelnen Teile es Vermögens, passive Bestandskonten wiederrum die des Kapitals. Auch einem Konto werden die einzelnen Vorgänge eines Inhalts (z.B. Kassa, Bank, Waren) dann dokumentiert und berechnet.

Die wichtigsten Spalten sind Soll und Haben. In die Konten werden dann die einzelnen Buchungssätze (=Anweisung auf welchen Konten welche Beträge gebucht gehören, werden auf den Belegen vermerkt) eingetragen. An der Aufzeichnung eines Buchungssatzes sind dann (mindestens) zwei Konten beteiligt (= doppelt verbucht). Jeweils einmal auf der Soll- und einmal auf der Habenseite, damit die Bilanz ausgeglichen bleibt.

Erfolgskonten (Konten mit Aufwände oder Erträge) funktionieren nach demselben Prinzip. Nur sind Sie nicht direkter Teil der Bilanz sondern der Gewinn- und Erfolgsrechnung, kurz GuV. Da Aufwände und Erträge ein Unternehmen reicher oder ärmer, beeinflussen diese das Eigenkapital und sind somit wieder Teil der Bilanz.

Die Konten sind in einem vereinheitlichten Kontenplan aufgelistet. Dieser darf aber um eigene Konten erweitert werden.

Anwender

Nicht jeder ist dazu verpflichtet deine doppelte Buchführung zu machen. Das ist abhängig von Umsatz und Rechtsform.

Vor- und Nachteile der doppelten Buchhaltung

Vorteile:

  • Sehr aussagekräftig
  • Genaue Aufzeichnungen
  • Großer Informationsgehalt

Nachteile:

  • Aufwändig

Dieser Artikel stammt von:

wiwiki.at