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Belegwesen

Unter Belegwesen ist der Umgang mit Belegen aller Art in Ihrem Unternehmen gemeint. Belege sind wichtige Dokumente, denn Sie beweisen alle betrieblichen Vorgänge in Ihrem Unternehmen. Sie durchlaufen einen vielgliedrigen Prozess bis sie schlussendlich ordentlich archiviert werden. Ein gut strukturiertes Belegwesen bringt Effizienz und Ordnung in die Buchhaltung. Zudem können Sie auch bei einer ausgelagerten Buchhaltung aktiv Ihre Kosten senken, denn gewisse Bearbeitungsschritte können auch in Ihrem Unternehmen problemlos vorgenommen werden.

Beleggrundsätze

  • Keine Buchung ohne Beleg.
  • Belege sind Beweismittel für Ihre Geschäftsvorgänge.
  • Belege sind Dokumente.
  • Es besteht eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren.
  • Eine ordentliche und sichere Archivierung senkt Kummer und Kosten.

Belegsymbole

Die einzelnen Kurzkennzeichen von Belegen sind nicht in jedem Unternehmen gleich. Doch einige Basissymbole sind so oder in ähnlicher Form in der Buchhaltung jedes Betriebes zu finden.

ER (Eingangsrechnung): Eine Rechnung, die von außen (Lieferanten), in Ihr Unternehmen kommt.
AR (Ausgangsrechnung): Sie als Betrieb setzen diese Rechnung auf und verschicken (Kunden) diese.
K (Kassabeleg): Diese Art von Beleg dokumentiert die Vorgänge in der Kassa.
B (Bankbeleg): Hierbei werden die Bewegungen am Bankkonto festgehalten.
S (Sonstiger Beleg): Für die anderen Fälle tut’s ein S auf dem Beleg.

Belegbearbeitung

Ein Beleg durchläuft in Ihrem Unternehmen – wenn Sie Ihre Buchhaltung nicht ausgelagert haben – einen abwechslungsreichen Weg. Bei elektronischen Dokumenten ist dieser Weg natürlich an das Medium angepasst, folgt aber prinzipiell derselben Vorgehensweise. Einige dieser Schritte lassen sich ohne große Buchführungskenntnisse erledigen.

Eigenbeleg

Unter diesem Stichwort sind nicht die Rechnungen (=Belege) gemeint, die Sie für Ihre Kunden selbst aufsetzen müssen. In einigen Fällen gibt es für die betrieblichen Vorgänge keine Beweise. Beispielsweise entnehmen Sie für den Privatgebrauch ein paar Scheinchen aus der Kassa. Ein Beleg darf bzw. muss dann von Ihnen selbst verfasst werden (=Eigenbeleg). Datum, Betrag, Verwendungszweck, die Ware bzw. Leistung muss auf diesem Beleg hervorgehen.

Belegarchivierung

Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Belege ordentlich archiviert sind. Am sinnvollsten ist eine Ordner-Sortierung nach Belegnummer und -symbol. Es gibt unterschiedliche Wege. Der Klassiker ist sicher das Aufbewahren in Büromappen. Damit ersparen Sie sich die oftmals mühsame Digitalisierung. Aber der Softwaremarkt bietet mittlerweile effiziente Lösungen um die Dokumente auf Datenträger nachhaltig zu sichern.

Hinweis:

Bedenken Sie bei der Belegarchivierung, dass die Unterlagen immer zur Verfügung stehen müssen. Die Wiedergabe vom elektronisch gespeicherten Belegen darf beim Besuch eines Finanzprüfers kein Grund sein, um ins Schwitzen zu kommen.

Belege müssen (in der Regel) sieben Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahrt werden.

Dieser Artikel stammt von:

wiwiki.at